服务热线:0755-23204031
阿里巴巴外贸服务平台人才培训第三方服务
外贸人看过来,EXCEL如何让外贸屌丝职场逆袭
来源: | 作者:Antonio Huang | 发布时间: 2018-06-12 | 1218 次浏览 | 分享到:
外贸人看过来,EXCEL如何让外贸屌丝职场逆袭
Antonio Huang  深圳格莱博营销管理咨询有限公司  


        蓦然回首,职业生涯十年有余!但很多事情却感觉就在昨天。当年初入职场,从一名外贸跟单做起,新奇、迷茫、热血、畏惧等伴随我职业生涯的头几年,之后的觉悟、突破进入名企阿里总部工作,再到大企业高管,故事其实很多很多,但今天我想讲述的是EXCEL相关的往事!

        EXCEL,电子表格,大家都非常熟悉的办公工具,因为一个偶然的原因,我打通了EXCEL神功的任督二脉,这个能力在我的职业生涯中起着很大的促进作用,接下来开始讲述我的职场往事……

        1. 初入社会、求职弱者

        我原是典型的理科生,曾经的物理爱(gao)好(shou)者,学生时代总幻想将来做个科学家,工程师,就算做个技术员也好,还信誓旦旦对别人说我以后绝对不要去做经济、贸易相关的工作,并扬言最讨厌和人打交道的事!但命运就是如此巧合,后来读了外贸相关的专业。因为对本专业没有兴趣,在学校时候也不怎么合群,虽然也过了英语六级,但人际交往能力却并不怎么样,还真不敢想毕业后怎么和老外谈业务。毕业时候也正好赶上扩招后的大学生用工潮,还记得当年的深圳人才市场,求职的人流拥挤不堪,刚开始迟迟不敢投出第一份简历,当鼓起勇气递出几份简历后,却被招聘方以无工作经验拒绝。此后的两个月时间里,几乎每天都往人才市场跑,但有时却一份简历也没投出去,靠在门口的墙边,迷茫地看着人来人往……

        2. 入职小厂,受人羞辱

        深圳这么大,留给应届生的工作机会也还是有的,只是大多不怎么好而已。头一两年的关键是积累经验,认清这个事实后,放弃了当初的幻想,进入了一家叫JYW的小厂工作,职位是外贸跟单。主管我们部门的是老板的秘书,其实就是老板的小蜜(别问当初这么单纯的我是怎么看出来的哈)。上班的第一天,老板小蜜就给我分配了工作——用EXCEL做一份订单的发票和装箱单,因为厂小管理不善,原来的模版都因为前任业务离职丢失了,我只能从头自己做(当年不像现在网络这么发达可以很容易下载一套)。就这么一个看似简单的任务,因为我没有EXCEL基础,硬是半天没做出来。小蜜于是把招我的人事专员叫了过来,就在我后面当众训斥人事专员,说你是怎么招的人?连个表格都做不出来!我原以为世界是美好的,不曾想社会这么冷漠,顿时觉得我弱小的自尊心受到了极大的伤害…… 也就是打那时起,我下定决心要学好EXCEL,但达到今天的水平,纯粹是一不小心学过了头的意外(当初连PI都半天做不出来,现在通过编程1-3天就能开发完成类似进销存管理、账务管理等应用系统)!

        3. 初露锋芒,加薪升职

        这家叫JYW的小厂在我工作了一个月后就倒闭了,当然它的倒闭与我无关!厂倒闭后,我进入了一家做打印耗材的HM公司,职位是外贸业务员。刚入职的头一两个月,自然是打杂的命,主要承担经理分配的单证制作、箱唛制作等琐碎的活,而且做法非常原始人肉,比如制作打印的纸箱主唛,是用WORD来做的,不同的箱号只能手工一个个改好后打印,碰到几百箱的订单修改箱号都要花去一个多小时(包括手抽筋时休息的时间)。我是外贸业务员,我原以为我的工作是来谈生意的,没想到是做这么低级的工作!怎么办?客户都在经理手上根本不让我碰,我唯一的出路就是把低级的工作变高级。由于受到前一家公司的刺激,我那段时间一直自学苦练EXCEL,看着每天这种重复性的低级工作,我突然发觉我可以做些改变。于是花了几天时间用EXCEL制作了一套主唛自动生成模版(主要是箱号输入箱数后自动在排版位置自动生成1 of 100, 2 of 100这种原来需要手工修改的内容。当然当年水平低,现在设计这套模版5分钟就够了),就这样,原来一个小时的工作内容十多秒就可以完成了!都说会叫的孩子有奶吃,要在职场混得开,有能力是必要条件,但让老板知道你有能力才是充分条件!做了这个改进后,我在当周的周报中详细阐述了改进过程及提升效果,我还记得我当时很谦虚地讲到:“让工作效率提升了数十倍!”。老板看了很赞赏并把我的周报在公司内部通报,同时给我奖励了200元!半年后老板把原来的部门经理fire了,改由我出任。如果我没有苦学EXCEL,就不会有后来的提案改善,没有改善方案就不会引起老板的注意,没引起老板的注意就不会有加薪升职……

        4. 团队调整,绝技护身

        2010年,我结束了6年的外贸一线生涯,进入了电商巨头阿里巴巴工作,来到了美丽的杭州,从事外贸和电商运营方面的培训!此时的我EXCEL水平有我现在80%的程度了,到哪都会被贴上EXCEL大师的标签。

        后来由于部门变动,我们当时所在的团队需要在指定的时间内,在集团内部重新“求职”,职场就是这么残酷,在公司内部也要像在人才市场一样求职面试,不禁感觉有种悲情的色彩!于是大家八仙过海各显神通,找集团内部各人力需求方,像雄鸟求偶一般展示自己的美丽一面!但许多同事碰壁了,几轮面试下来没人要的大有人在——你会做什么?我会外贸!不好意思我需要懂运营的!请展示你的优势!我会讲课!不好意思,我要会做事的而不是会讲的……经过再三挑选,我确定了我的意向后,怀着忐忑的心情开始了我的首轮面试:你能为我们团队解决什么问题?我可以用EXCEL把团队里所有流程性工作实现高度自动化!哦,哦……,下午来我们部门报到吧!就这样顺利地通过了面试。

        和我一起来新部门的也有许多之前团队的同事,但在新部门突围升迁的不多,幸运地我是其中一个,其实我是很低调的人,无奈EXCEL光芒总会闪耀到别人眼睛,受到关注自然会被重用提拔!

        5. 试水创业,大显神威

        离开阿里后开始了我的创业旅程,进入了我毫无经验又毫无资源的女装行业!但是,EXCEL的能力在这次创业中起到了极大的作用。

        我通过EXCEL VBA编程的开发了一套自动化的数据采集与分析系统, 帮我自动采集与分析全网销售数据,记录某个单品的销售情况及每天的变化,并按预设的算法自动评价并形成分析报告。那时办公室有一台专用电脑是24小时不关机的,它运行的EXCEL表格就像有生命一般,每天定时自动搜索、整理和分析数据,完成后会自动以附件形式给相关人员发送一份数据分析报表。我们每天早上只需打开EXCEL程序发过来的报表,就可以相应地做的销售策略调整,就这样我们在短短4个月的时间里,最高峰一天做到了1500单!这次EXCEL的神奇功效把我自己都惊呆了!

        6. 笑看往昔,严肃总结

      难道熟练掌握EXCEL就可以做到企业高管?严格讲两者间没有必然联系,但却不能说没有帮助;首先,熟练的EXCEL技能,可以帮我们提高工作效率,从琐碎的工作中解脱从而有更多时间放在重点工作上,久之工作更容易出成绩;其次,精深的EXCEL能力有助于我们形成结构化的思维,思维高度决定着我们的职位高度;另外,EXCEL作为职场中使用最广泛的工具之一,优秀的EXCEL素养,能很容易引起周围同事和上司的注意,职场中一但被关注,好运就会临近!

      但是,EXCEL作为微软最复杂的组件,大家对它的认知仅仅是冰山一角,它巨大的潜力其实还不为大多数人所知。基于这个原因,我觉得很有必要开展线上线下的系列课程,从外贸工作的视角,给大家展示如何通过内建功能、函数及其嵌套,VBA编程等各层次,全方位地实现办公自动化。课程中会展示许多我之前工作中开发的系统如《智能单证系统》,以提升大家对EXCEL的认知层次,另外也会详细讲解的如引用概念及方法、函数的使用及其嵌套方法等基础知识,给大家提供一把EXCEL入门的钥匙!愿大家有所得,所谓佛渡有缘人,你的收获即是我的快乐!

        听完了老外贸人黄老师借助EXCEL职场逆袭的经历分享,你是否对EXCEL在外贸中的高效运用有了更大的期待呢?欢迎参加黄老师的EXCEL系列课程和他深入探讨: